Kearsipan adalah sistem pengelolaan rekaman kegiatan atau dokumen (arsip) secara sistematis, meliputi penciptaan, penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga pemusnahan, agar mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Ini adalah aktivitas penting untuk menjaga informasi dan mendukung operasional organisasi maupun pemerintahan.
Komponen Utama Kearsipan:
- Penciptaan/Penerimaan: Pembuatan atau penerimaan dokumen.
- Penyimpanan & Pengaturan: Penataan arsip menggunakan sistem tertentu (abjad, subjek, kronologis, atau wilayah).
- Pemeliharaan: Perawatan arsip agar tidak rusak atau hilang.
- Penggunaan/Temu Kembali: Kemudahan akses informasi saat diperlukan.
- Penyusutan/Pemusnahan: Penghapusan arsip yang sudah tidak bernilai guna.
Tujuan Kearsipan:
- Efisiensi: Menemukan dokumen dengan cepat dan tepat.
- Keamanan: Melindungi informasi penting.
- Bukti: Menyediakan bukti otentik kegiatan organisasi.
- Sejarah: Melestarikan informasi berharga.
Berikut adalah poin-poin penting mengenai kearsipan:
- Proses Utama: Mencakup siklus hidup arsip, mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penyusutan atau pemusnahan.
- Tujuan Utama: Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional dan menyediakan informasi yang akurat untuk pengambilan keputusan atau pembuktian hukum.
- Instrumen Kearsipan: Pengelolaan ini didukung oleh instrumen seperti Tata Naskah Dinas, Kode Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses.
- Landasan Hukum: Di Indonesia, kearsipan diatur secara mendalam dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.